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情報処理技法(リテラシ)I 第13回

目次
索引

表計算(2)

グラフの作成

Excelの代表的な機能の一つに、グラフの作成があげられます。 グラフの種類を選択するだけで、データからグラフが作成されます。 Excelには、棒グラフや折れ線グラフなど、様々なグラフが用意されています。 また、グラフの軸や目盛りなどについて、詳細な設定が可能です。

ここでは例として、迷惑メールの棒グラフを2つ作成します。

平日の迷惑メールの件数
平日 迷惑メール
平日(1) 27
平日(2) 23
平日(3) 21
平日(4) 31
休日の迷惑メールの件数
休日 迷惑メール
休日(1) 29
休日(2) 21
休日(3) 24
休日(4) 18

それでは、Excelを起動し、データを入力してください。 2種類のデータは、縦に並べても、横に並べてもよいです。 後で表をコピー・アンド・ペーストするので、表に罫線を付けてください。

グラフを作成するには、まず、データの範囲をドラッグします。 そして、リボンの「挿入」をクリックします。 すると、グラフの種類のアイコンが表示されるので、その中から「縦棒」→「集合縦棒」とクリックします。 すると、棒グラフが表示されます。

グラフの設定

グラフの大きさを変えるには、グラフの余白をクリックして、グラフの枠に四角印が付いてから、四角印をドラッグします。 グラフを移動するには、グラフの枠をドラッグします。

グラフの要素についても、大きさを変えたり移動したりできます。 グラフの要素をクリックして、要素の枠に四角印と丸印がついてから、四角印か丸印をドラッグすると大きさが変えられます。 要素をドラッグすると移動できます。 グラフの要素を削除するには、クリックしてdeleteキーか、右クリックしてカットです。

ここでは、グラフタイトルをクリックし、移動してみてから、削除してください。

グラフに凡例を追加するには、リボンの「グラフのデザイン」をクリックし、「グラフ要素を追加」→「凡例」→「右」とクリックします。

なお、グラフを削除するには、deleteキーまたはカットで行います。


ワープロ(4)

Excelの表の挿入

Word文書には、Excelの表やグラフが挿入できます。 Word文書に表を挿入するだけなら、Wordの機能だけで可能です。 Excelの表を挿入する利点は、Excelでデータを集計し、その結果をそのまま利用できることです。

Excelの表をWord文書に挿入するには、次のようにします。

  1. 挿入元のExcelのウィンドウを開いておきます。
  2. 挿入先のWordのウィンドウを開いておきます。
  3. Excelのウィンドウをクリックし、表をドラッグします。
  4. 右クリックするかメニューバーの「編集」をクリックし、「コピー」をクリックします。
  5. Wordのウィンドウをクリックし、挿入する場所へカーソルを移動します。
  6. 右クリックするかメニューバーの「編集」をクリックし、「ペースト」をクリックします。

挿入された表は、Excelの表をWordの表に変換したものです。 したがって、表の移動などは、Wordの操作で行います。

なお、表の上にはキャプションを付けたほうがよいです。 表の上に「表1: 平日の迷惑メールの件数」や「表2: 休日の迷惑メールの件数」と書いてください。

Excelのグラフの挿入

ExcelのグラフをWord文書に挿入するには、次のようにします。

  1. 挿入元のExcelのウィンドウを開いておきます。
  2. 挿入先のWordのウィンドウを開いておきます。
  3. Excelのウィンドウをクリックし、グラフの余白をクリックします。
  4. 右クリックするかメニューバーの「編集」をクリックし、「コピー」をクリックします。
  5. Wordのウィンドウをクリックし、挿入する場所へカーソルを移動します。
  6. 右クリックするかメニューバーの「編集」をクリックし、「ペースト」をクリックします。

挿入されたグラフは、Wordでは図のように扱われます。 したがって、グラフの移動などは、Wordの操作で行います。

なお、図の下にはキャプションを付けたほうがよいです。 図の下に「図1: 平日の迷惑メールの件数」や「図2: 休日の迷惑メールの件数」と書いてください。

グラフの作成

今までは、Excelでグラフを作成してから、Word文書に挿入してきました。 直接、Wordでグラフを作成することもできます。 この操作では、Excelが自動的に起動します。

まず、リボンの「挿入」をクリックします。 そして、「グラフ」→「縦棒」→「集合縦棒」とクリックすると、自動的にExcelが起動し、Excelにはサンプル・データが挿入され、Wordにはそのグラフが挿入されます。 後は、Excelのデータを変更します。


プレゼンテーション(2)

Excelの表の挿入

PowerPointプレゼンテーションには、Excelの表やグラフが挿入できます。 PowerPointプレゼンテーションに表を挿入するだけなら、PowerPointの機能だけで可能です。 Excelの表を挿入する利点は、Excelでデータを集計し、その結果をそのまま利用できることです。

Excelの表をPowerPointプレゼンテーションに挿入するには、次のようにします。

  1. 挿入元のExcelのウィンドウを開いておきます。
  2. 挿入先のPowerPointのウィンドウを開いておきます。
  3. Excelのウィンドウをクリックし、表をドラッグします。
  4. 右クリックするかメニューバーの「編集」をクリックし、「コピー」をクリックします。
  5. PowerPointのウィンドウをクリックし、挿入する場所をクリックします。
  6. 右クリックするかメニューバーの「編集」をクリックし、「ペースト」をクリックします。

挿入された表は、Excelの表をPowerPointの表に変換したものです。 したがって、表の移動などは、PowerPointの操作で行います。 (必要に応じて、表と文字を大きくしてください。)

なお、表の上にはキャプションを付けたほうがよいです。 リボンの「ホーム」をクリックし、「テキストボックス」→「横書きテキストボックス」とクリックし、テキストボックスを挿入したい範囲をドラッグし、「表1: 平日の迷惑メールの件数」や「表2: 休日の迷惑メールの件数」と入力してください。

Excelのグラフの挿入

ExcelのグラフをPowerPointプレゼンテーションに挿入するには、次のようにします。

  1. 挿入元のExcelのウィンドウを開いておきます。
  2. 挿入先のPowerPointのウィンドウを開いておきます。
  3. Excelのウィンドウをクリックし、グラフの余白をクリックします。
  4. 右クリックするかメニューバーの「編集」をクリックし、「コピー」をクリックします。
  5. PowerPointのウィンドウをクリックし、挿入する場所をクリックします。
  6. 右クリックするかメニューバーの「編集」をクリックし、「ペースト」をクリックします。

挿入されたグラフは、PowerPointでは図のように扱われます。 したがって、グラフの移動などは、PowerPointの操作で行います。 (必要に応じて、グラフと文字を大きくしてください。)

なお、図の下にはキャプションを付けたほうがよいです。 テキストボックスで「図1: 平日の迷惑メールの件数」や「図2: 休日の迷惑メールの件数」と書いてください。

グラフの作成

今までは、Excelでグラフを作成してから、PowerPointプレゼンテーションに挿入してきました。 直接、PowerPointでグラフを作成することもできます。 この操作では、Excelが自動的に起動します。

まず、「タイトルとコンテンツ」スライドを挿入し、グラフのアイコンをクリックし、「縦棒」→「集合縦棒」とクリックします。 すると、自動的にExcelが起動し、Excelにはサンプル・データが挿入され、PowerPointにはそのグラフが挿入されます。 後は、Excelのデータを変更します。


Microsoft Office利用のヒント

フリーソフト

これまでに利用した、ワープロソフトWord, 表計算ソフトExcel, プレゼンテーションソフトPowerPointは、すべてMicrosoft Officeとよばれるソフトウェアの一部です。 自宅のパソコンでWord, Excel, PowerPointを利用するには、電気店などでMicrosoft Officeを購入してください。 Word, Excel, PowerPointを別々に購入する事もできます。

もし、何らかの事情で購入できない場合は、次のフリーソフトを入手(ダウンロード)します。

Word Viewer, Excel Viewer, PowerPoint Viewerは、Microsoftが開発したフリーソフトで、それぞれWordファイル、Excelファイル、PowerPointファイルが開けます。 ただし、ファイルの変更・保存はできません。

LibreOfficeとApache OpenOfficeは、有志が開発したフリーソフトで、ワープロ、表計算、プレゼンテーションが利用できます。 LibreOfficeとApache OpenOfficeは、Wordファイル、Excelファイル、PowerPointファイルを開けるし、変更・保存もできます。 LibreOfficeとApache OpenOfficeは兄弟の関係であり、大体同じなのですが、これらとMicrosoft Officeは、色々な点で多少異なります。

ファイル形式

Microsoft Officeは、数年に一度、改訂版が発表されます。 2007 Microsoft Office System (以下、Office 2007) からは、ファイル形式が変更になりました。 Office 2007以降でそのまま保存したファイルは、それ以前のOffice(Office 2003やOffice 2004 for Macなど)では開けません。 以前のOfficeで開けるようにするには、保存するとき、ファイル形式を「97-2003/2004」に変更してください。

Office 2007以降のファイルとそれ以前のOfficeのファイルは、拡張子で見分けられます。

Microsoft Officeのファイルの拡張子
ソフト 2007以降 それ以前
Word .docx .doc
Excel .xlsx .xls
PowerPoint .pptx .ppt

もし、自宅のパソコンがWindowsで、Office 2000/XP/2003を使っている場合は、「Microsoft Office互換機能パック」というソフトを利用するとよいでしょう。 このソフトをダウンロードしてインストールすると、Office 2007以降のファイルが開けるようになります。


パスワード(3)

学内統一パスワードの有効期間は1年間です。 この授業でパスワードを変更した場合、来年の4月18日までとなります。 その日までにパスワードを変更すれば大丈夫ですが、春休みにパスワードのことを忘れそうな人は、来週までに新しいパスワードを考えておいてください。 次回パスワードを変更すると、来年の7月18日までパスワードが有効になります。


参考文献


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2017年7月5日更新
小西 善二郎 <konishi@cis.twcu.ac.jp>
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