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情報処理技法(リテラシ)I 第4回

目次
索引

電子メール(2)

今日は、先週に引き続き、東女Gmailを使います。 東女Gmailにログインしておいてください。

差出人の設定

東女Gmailでは、次のようにして、差出人の名前が設定できます。

  1. 右上にある「設定」(歯車)→「設定」とクリックする。
  2. 設定ページが表示されるので、「アカウント」をクリックする。
  3. 「名前」項目の「情報を編集」をクリックする。
  4. 「メールアドレスを編集」ウィンドウで入力欄の左のラジオボタンをクリックする。
  5. 入力欄に差出人の名前を入力する。 (日本語でもアルファベットでもよい。)
  6. 「変更を保存」ボタンをクリックする。

これで、メールを送信すると、差出人の名前が分かるようになります。

署名の設定

手紙では、本文の最後に署名(サイン)を行う習慣があります。 メールでも、本文の最後に 署名 signature )として、名前やメールアドレスを書く場合が多いです。

東女Gmailでは、次のようにして、署名が設定できます。

  1. 右上にある「設定」(歯車)→「設定」とクリックする。
  2. 設定ページが表示され、「全般」が選択されていることを確認する。
  3. 「署名」項目で入力欄の左のラジオボタンをクリックする。
  4. 入力欄に署名を入力する。 (名前やメールアドレスなど。)
  5. 下側の「変更を保存」ボタンをクリックする。

これで、メールを作成するときは、自動的に本文に署名が挿入されます。

メールのヘッダ

東女Gmailで「作成」ボタンをクリックすると、「To」や「件名」という入力欄が現れます。 また、「受信トレイ」のメールを開き、差出人欄の下向き三角ボタン(詳細を表示)をクリックすると、「From」、「To」、「日付」、「件名」などの欄が表示されます。 このような、メールの本文以外のデータを、メールの ヘッダ header )と呼びます。 インターネットでは、メールのヘッダに基づいて、メールのサービスが行われます。

メールのヘッダにはいろいろな欄があります。 次のものが重要です。

To (宛先)
宛先のメールアドレスです。 宛先が複数ある場合は、コンマで区切ります。
Cc
宛先のメールアドレスです。 参考程度に読んでほしい相手は、ここに書きます。 メールを作成するときに、必要に応じて右端の「Cc」をクリックします。 宛先が複数ある場合は、コンマで区切ります。
Bcc
宛先のメールアドレスです。 複数の人にメールを送るとき、お互いのメールアドレスが分からないようにしたい場合は、ここに書きます。 メールを作成するときに、必要に応じて右端の「Bcc」をクリックします。 宛先が複数ある場合は、コンマで区切ります。
Subject (件名)
メールの内容を表す件名です。
From (差出人)
差出人のメールアドレスです。 自動的に追加されます。
Date (日付)
メールの送信日時です。 自動的に追加されます。

メールの返信

受信したメールに対して返事を書くとき、 返信 reply )の機能を利用すると、相手のメールアドレスを入力する手間が省けます。

メールに返信するには、返信したいメールを開いて、左向き矢印ボタン(返信)をクリックします。 すると、返信用の入力欄が追加されます。 入力欄が小さいので、左側の矢印ボタンをクリックして、「返信をポップアウト」をクリックしてください。 そして、以下の点に注目してください。

本文に付く記号は、元の本文の 引用 quote )を表します。 引用をうまく利用すると、質問と回答の対応が分かりやすくなります。 なお、引用を表すのに、記号が付くのでなく、色が付くことがあります。

また、左側の矢印ボタンをクリックして、「件名を編集」をクリックすると、「件名」欄に「Re:」と元のメールの件名が挿入されているのが分かります。 返信の件名に「Re:」が追加されるのは、メールの習慣です。

メールの転送

受信したメールの内容を他の人に知らせるとき、 転送 forwarding )の機能を利用すると、本文をコピーする手間が省けます。

メールを転送するには、転送したいメールを開いて、左向き矢印ボタンの横の下向き三角ボタンをクリックし、「転送」をクリックします。 すると、転送用の入力欄が追加されます。 入力欄が小さいので、左側の矢印ボタンをクリックして、「返信をポップアウト」をクリックしてください。 そして、以下の点に注目してください。

返信と違って、転送は宛先が決まっていないので、「To」欄は空なのです。

また、左側の矢印ボタンをクリックして、「件名を編集」をクリックすると、「件名」欄に「Fwd:」と元のメールの件名が挿入されているのが分かります。 返信の「Re:」ほどは定着していませんが、「Fwd:」は転送のForWarDでしょう。

ファイルの添付

本来、メールは、文字データを交換するためのサービスです。 その後、画像ファイル、ワープロ文書ファイルなどの色々なファイルの内容を、メールに追加できるようになりました。 ファイルの内容をメールに追加することを、ファイルの 添付 attachment )と言います。

ここで、ファイルの添付の練習として、Wordファイルを添付します。 Wordを起動し、テスト用の文字列(例えばtest)を入力し、適当なファイル名(例えばtest.docx)で適当なフォルダ(例えば「デスクトップ」)に保存してください。

メールにファイルを添付するには、次のようにします。

  1. メールを作成中にする。
  2. 「ファイルを添付」(クリップ)をクリックする。
  3. 保存したフォルダ名→保存したファイル名とクリックする。
  4. 「選択」ボタンをクリックする。

「受信トレイ」などのメールの一覧では、ファイルが添付されたメールにはクリップの絵が付きます。 そのようなメールを開くと、添付されたファイルの一覧が表示されます。 その中のファイルをダウンロードするには、「ダウンロード」をクリックします。 すると、「デスクトップ」フォルダか「ダウンロード」フォルダにファイルがダウンロードされます。 ダウンロードされたファイルは、ファイル名の重複を避けるため、ファイル名に番号が追加される場合があります。

なお、添付ファイルのファイル名が日本語だと、メールの送信中にファイル名が文字化けする場合があります。 添付ファイルのファイル名は、アルファベットや数字を使うとよいでしょう。

スレッド

東女Gmailの特徴の一つに、 スレッド thread )というものがあります。 これは、メール→返信→返信の返信→返信の返信の返信→…というメールのやり取りを、一つにまとめる機能です。 スレッドの機能によって、メールによる議論の流れが分かりやすくなります。

「受信トレイ」などのメールの一覧では、スレッドは一つの項目として表されます。 それを開くと、まとめられたメールが続けて読めるように表示されます。

迷惑メール

東女Gmailのもう一つの特徴は、迷惑メール(一方的に送られる広告など)を自動的に判別し、「迷惑メール」に入れてしまう機能です。 「迷惑メール」に入ったメールは、30日後に自動消滅します。 この機能によって、迷惑メールを削除する手間が省けます。

残念ながら、迷惑メールの判別は完璧ではありません。 普通のメールが「迷惑メール」に入ってしまうことが、時々発生します。 自動消滅してしまう前に、定期的に「迷惑メール」をクリックして、普通のメールが入っていないか確認してください。

メールの削除

迷惑メールは自動的に削除されますが、不要なメールを自分で 削除 deletion )することもできます。

メールを削除するには、削除したいメールを開いて、ゴミ箱ボタン(削除)をクリックします。

本当は、この操作ではメールは削除されず、「ゴミ箱」に移動されるだけです。 「ゴミ箱」のメールを開き、「完全に削除」ボタンをクリックすると、本当に削除されます。 「ゴミ箱」のメールは30日で自動消滅しますので、単に放置してもよいでしょう。

自宅からの利用

東女Gmailは、自宅のパソコンでも利用できます。 Windowsパソコンの場合、Internet Explorerを起動し、アドレス欄に

http://mail.cis.twcu.ac.jp/

と入力してください。

授業によっては、メールによるレポート提出は、差出人が学内のメールアドレスでないと受理されない場合があります。 そのようなときでも、東女Gmailを使えば、自宅からレポートが提出できるのです。

電子メールに関する注意事項

ここで、電子メールを利用する際に注意すべき点を列挙します。 注意事項は、システムに関すること、マナーに関すること、および防犯に関することです。

1. 設定を変更したら自分あてにテストメールを送る。

インターネットの技術も進歩して、メールはほぼ確実に相手に届くようになりました。 ただし、設定を間違えると、メールは誰にも届きません。 本当はメールが届いていないのに、自分一人で相手に知らせたつもりでいるのは、トラブルの原因になります。 設定を変更したら、まず、自分あてにテストメールを送るようにしてください。

2. システムから届いたメールはよく読む。

時々、PostmasterやMail Delivery Systemという名前でメールが届くことがあります。 これは、メールアドレスが間違っているなどの理由でメールが届けられなかったときに、システムが自動的に返送するものです。 大抵は英語で書かれているので、読みにくいかもしれませんが、頑張って読んで、返送された原因を理解するようにしてください。

3. To(宛先)とCcは適切に使い分ける。

To(宛先)には本当に読んでほしい相手、Ccには参考までに読んでほしい相手を書きます。 つまり、メールを受け取る人は、To(宛先)で送られたかCcで送られたかで、そのメールの重要度を判断します。 To(宛先)に全員を書いてもメールは届きますが、すべてを重要とされるのは、受け取る人にとって迷惑です。

4. 件名はメールの内容が一目で分かるものにする。

過去のメールを探すとき、リストの件名が内容を知る手掛かりになります。 このとき、「こんにちは」や「お願い」といった件名では、いちいち内容を確認しなければならなくなります。

5. 本文は1行が30字程度になるように改行する。

メールの表示は、ウィンドウの横幅に合わせて改行されますが、1行が50字もあると読みにくくなります。 日本語の文章は、30字程度で改行すると読みやすいと言われています。 メッセージを作成するときに、自分で30字程度で改行しておくとよいでしょう。

6. 巨大なファイルを添付しない。

添付ファイルの大きさが大きければ大きいほど、メールの転送に時間がかかります。 1時間かけてメールを受信したのに、添付ファイルはいらないものだった、などという思いはさせないようにしてください。

7. 秘密の内容はメールに書かない。

普通にメールを送信した場合、通信経路にあるコンピュータを使えば、そのメールの内容を簡単に傍受できます。 はがきで連絡を取ると、第三者に内容が知られる可能性があるのに似ています。 メールには、パスワード、暗証番号、クレジットカード番号などの秘密の内容は書かないでください。

8. 「不幸の手紙」に類するメールは無視する。

「不幸の手紙」とは、「3日以内にこのメールと全く同じ内容を7人に送ること。 送らないと、不慮の事故に遭うだろう。」 といった内容のものです。 皆がこれを信じてメールを送ると、あっと言う間にメールが増加し、インターネットが大渋滞の状態になってしまいます。 不幸な内容に限らず、コピーを増やすように指示されたメールは無視してください。

9. 身に覚えのない料金を請求するメールは無視する。

大抵は詐欺です。 内容は信用しないで、単に無視してください。

10. 怪しいメールの添付ファイルは開かない。

コンピュータ・ウィルスが添付されているかもしれません。 興味をそそられるかもしれませんが、決して開かないでください。

11. 怪しいメールのリンクはクリックしない。

フィッシング詐欺の可能性があります。 つまり、クレジットカード会社などを装ったホームページに誘導し、クレジットカード番号を入力させるのです。 安易にリンクをクリックしないでください。

12. 怪しいメールには返信しない。

広告のようなメールの最後に、「もう連絡の必要がなければ、ここに返信してください。」と書いてある場合があります。 実際に返信してしまうと、だまされやすい人と見なされ、次々と詐欺のメールが届きます。 とにかく無視してください。


演習4

Wordを使って、「大学で勉強したいこと」というテーマで文章を書いてください。 文章は400字以上1,000字以下とし、できるだけパソコンと関係させてください。 そして、そのWordファイルをメールに添付してください。


レポート課題

今日の演習4の答案(Wordファイル)をメールで提出してください。 差出人は学内のメール・アドレス(k14x1001@cis.twcu.ac.jpなど)とし、宛先はkonishi@cis.twcu.ac.jpとします。 メールの本文には、学生番号、氏名、科目名、授業日(5月14日)を明記してください。


参考文献


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2014年5月14日更新
小西 善二郎 <konishi@cis.twcu.ac.jp>
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