プレゼンテーション （ presentation ） とは、資料を示しながら他人に何かを説明することです。 また、そのときの資料もプレゼンテーションと呼ぶことがあります。
プレゼンテーションの身近な例として、テレビの情報番組があげられます。 キャスターは、要点をまとめた厚紙（フリップ）を数枚用意していて、一枚ずつ取り出しながら説明をします。 大学においては、研究発表などがプレゼンテーションと言えます。 発表者は、資料をOHPシートに印刷しておいたり、パソコンを液晶プロジェクタに接続したりして、資料をスクリーンに投影しながら説明をします。
プレゼンテーション資料はワープロ文書と似ていますが、いくつかの違いがあります。 まず、プレゼンテーション資料は一枚一枚の独立性が高いです。 ワープロ文書のように文章がページをまたぐことは、ほとんどありません。 次に、プレゼンテーション資料では、文章は少なく、箇条書きや図表が多用されます。 あくまでも、説明への理解を助けるための資料だというわけです。 最後に、プレゼンテーション資料では、アニメーションなどの効果を利用することがあります。 例えば、Q&A形式で説明をするとき、答えの部分を最初は隠しておき、後で表示させることなどです。
プレゼンテーション資料を作成・表示・印刷するソフトウェアを、プレゼンテーション・ソフトと呼びます。 プレゼンテーション・ソフトには色々なものがありますが、現在はMicrosoft社の PowerPoint が最も使われています。 なお、この授業ではMac用のPowerPointを利用しますが、使い方はWindows用のPowerPointとだいたい同じです。
なお、PowerPointは、バージョン2007以降、ファイル形式を変更しました。 新しいPowerPointのファイルと古いPowerPointのファイルは、ファイルの拡張子で区別します。 新しいPowerPointは.pptxで、古いPowerPointは.pptです。 東京女子大学のMacのPowerPoint（バージョン2008）で作成したファイルを、古いPowerPointで開く可能性がある場合は、ファイルを保存するときに、「フォーマット」メニューを「PowerPointプレゼンテーション（.pptx）」から「PowerPoint 97-2004プレゼンテーション（.ppt）」に変更してください。
PowerPointでプレゼンテーション資料を作成するときの手順は、おおむね次の通りです。
PowerPointを起動するには、DockのFinderアイコンをクリックし、サイドバーの「アプリケーション」をクリックし、「Microsoft Office 2008」→「Microsoft PowerPoint」とダブルクリックします。
PowerPointを起動すると、新規プレゼンテーションのウィンドウが一つ開きます。 ウィンドウを増やすには、メニューバーの「ファイル」をクリックし、「新規作成」を選択します。
PowerPointを起動すると、プレゼンテーション・ウィンドウの上側にツールバーやエレメンツギャラリーなどが表示され、書式パレットなどのウィンドウも開きます。 ツールバーやエレメンツギャラリー、書式パレットでは、基本的な操作が行えます。 一般的な操作は、メニューバーから選択します。 この授業では、主にエレメンツギャラリーと書式パレットを利用します。 なお、書式パレットが表示されていない場合は、メニューバーの「表示」をクリックし、「書式パレット」を選択してください。
PowerPointの使用中に、操作ミスで資料が消滅してしまっても、慌てることはありません。 メニューバーの「編集」をクリックし、「元に戻す」を選択すると、たいていは元に戻ります。
PowerPointを終了するには、メニューバーの「PowerPoint」をクリックし、「PowerPointを終了」を選択します。
PowerPointのような複雑なアプリケーションは、時々、操作中に動かなくなることがあります。 こうなると、アプリケーションを強制終了させるしかないのですが、保存していない資料はたいていは消滅します。 プレゼンテーション資料を作成するときは、最初にファイル名を決定し、作成中は小まめに保存するようにしてください。
新規プレゼンテーションのファイル名を決定するには、メニューバーの「ファイル」をクリックし、「別名で保存」を選択します。 すると、ウィンドウが開くので、「名前」欄の右の三角ボタンを数回クリックして詳細表示にし、「フォーマット」欄を「PowerPointプレゼンテーション（.pptx）」または「PowerPoint 97-2004プレゼンテーション（.ppt）」にし、保存先のフォルダを選択し、「名前」欄にファイル名（〜.pptxまたは〜.ppt）を入力し、「保存」をクリックします。
ファイル名を決定した後に文書を保存するには、メニューバーの「ファイル」をクリックし、「保存」を選択します。
ウィンドウを閉じた後に保存したファイルを開くには、メニューバーの「ファイル」をクリックし、「開く」を選択します。 すると「開く」ウィンドウが開くので、開くファイルを選択し、「開く」をクリックします。 なお、Finderのウィンドウのファイルのアイコンをダブルクリックしても、ファイルは開けます。
ファイル名を決定したら、次に、スライドのテーマを決定します。 テーマを決定すると、スライドの背景だけでなく、文字の色なども決まります。 PowerPointには数多くのテーマが用意されているので、その中から内容にふさわしいものを選択します。
スライドのテーマを決定するには、エレメンツギャラリーの「スライドテーマ」をクリックします。 色々なテーマが表示されるので、使用するテーマのアイコンをクリックします。
テーマを決定したら、次に、タイトルのスライドを作成します。 このスライドには、プレゼンテーションのタイトルの他に、発表する日付けや発表者の名前なども書きます。
新規のプレゼンテーションなら、最初にタイトルのスライドが用意されます。 この「クリックしてタイトルを入力」と書いている部分をクリックして、タイトルを入力します。 「クリックしてサブタイトルを入力」の部分には、日付や名前などを入力します。
PowerPointでは、文字のフォントはテーマに応じて自動的に決まります。 そのフォントを変更するには、書式パレットを利用します。 書式パレットの「フォント」をクリックすると、フォントの種類、サイズ、色などが変更できます。
フォントと同様、文字列の位置揃えもテーマに応じて自動的に決まります。 その位置揃えを変更するにも、書式パレットを利用します。 書式パレットの「配置と間隔」をクリックすると、文字列の位置揃えや行間などが変更できます。
スライドの各要素についても、大きさと位置はテーマに応じて自動的に決まります。 その大きさや位置を変更するには、まず、その要素をクリックします。 すると、四角印や丸印の付いた枠が表示されるので、四角印か丸印をドラッグすると大きさが変えられるし、枠をドラッグすると移動ができます。
タイトルのスライドを作成したら、次に、本文のスライドを作成します。 本文のスライドは、箇条書きが基本です。 PowerPointには、箇条書き以外にも、表や画像など、いろいろなレイアウトが用意されています。
スライドを挿入するには、エレメンツギャラリーの「スライドのレイアウト」をクリックし、「スライドの挿入」をクリックします。 色々なレイアウトが表示されるので、挿入するレイアウトのアイコンをクリックします。 スライドのレイアウトを変更するには、「スライドに適用」をクリックし、レイアウトのアイコンをクリックします。 「タイトルとコンテンツ」スライドを選択すれば、箇条書き、表、画像などのスライドが作成できます。
表示するスライドを切り替えるには、左端のスライドの番号かアイコンをクリックします。 左側のスライドの番号表示とアイコン表示を切り替えるには、その上のボタンをクリックします。
それでは、挿入したスライドに文字を入力します。 ほとんどのレイアウトでは、上側に「クリックしてタイトルを入力」と表示されます。 そこには、そのスライドのタイトルを入力します。
「タイトルとコンテンツ」スライドの場合、「クリックしてテキストを入力」と表示されるので、そこをクリックして箇条書きの項目を入力します。 returnキーで次の項目が入力できます。 強制改行は、shift+returnキーです。
スライドでは、箇条書きの中でさらに箇条書きを行うことがあります。 この箇条書きの中へ入る回数を、箇条書きのレベルと呼びます。 箇条書きのレベルを変えるには、書式パレットの「箇条書きと段落番号」をクリックし、「インデント」のボタンをクリックします。
箇条書きの左に付く記号・番号を変えるには、書式パレットの「箇条書きと段落番号」をクリックし、「スタイル」メニューから記号・番号を選択します。 順番に意味がないときは記号、順番に意味があるときは番号にします。
PowerPointでは、スライドの順番を入れ替えたり、スライドをコピーしたりできます。 この操作は、ウィンドウを標準表示にしていても可能ですが、スライド一覧表示にすると分かりやすくできます。
ウィンドウの左下にある、四角が四つのスライド一覧表示ボタンをクリックすると、スライドの一覧が表示されます。 ここで、スライドをドラッグ・アンド・ドロップすると、スライドの順番が入れ替わります。 また、カット、コピー、ペーストは、スライドに対して行われます。 標準表示に戻すには、ウィンドウの左下にある、四角が三分割された標準表示ボタンをクリックします。
スライドの基本は箇条書きですが、表のスライドも利用できます。
「タイトルとコンテンツ」スライドを挿入したら、表のアイコンをクリックしてください。 すると、「表の挿入」ウィンドウが開くので、列数と行数を入力してから「OK」をクリックしてください。
罫線をドラッグすると、罫線が移動できます。 また、書式パレットの「罫線と網かけ」や「表」で、罫線を消したりセルを結合したりできます。
なお、表を削除するには、deleteキーまたはカットで行います。
| 惑星 | 衛星 |
|---|---|
| 水星 | なし |
| 金星 | なし |
| 地球 | 1 |
| 火星 | 2 |
表と同様、画像のスライドも利用できます。
「タイトルとコンテンツ」スライドを挿入したら、画像のアイコンをクリックしてください。 すると、「図の選択」ウィンドウが開くので、ファイルを選択してから「挿入」をクリックしてください。
なお、画像を削除するには、deleteキーまたはカットで行います。
PowerPointでは、Wordと同じように、テキストボックスやオートシェイプが利用できます。
まず、メニューバーの「表示」をクリックし、「ツールバー」→「図形描画」と選択してください。 すると、図形描画用のツールバーが表示されます。 後は、Wordのときと同様に操作します。
○-----○-----○-----○-----○-----○-----○-----○-----○ 太陽 水星 金星 地球 火星 木星 土星 天王星 海王星
アニメーション （ animation ） とは、スライドの要素が動くことです。 アニメーションは、パソコンを使ってプレゼンテーションを行う場合に意味があります。
PowerPointでは、様々なアニメーションが設定できます。 ここでは、例として、箇条書きの項目が順次表示されるというアニメーションを設定します。
アニメーションを設定するには、まず、書式パレットの上側の「アニメーションの設定」ボタンをクリックします。 （書式パレットに戻すには、上側の「書式パレット」ボタンをクリックします。） そして、アニメーションを設定する要素をクリックし、「効果の追加」項目の「開始効果の追加」ボタンをクリックし、「アピール」を選択します。
アニメーションを簡単に確認するには、「アニメーションの設定」ウィンドウの左上にある再生ボタンをクリックします。 アニメーションを正確に確認するには、プレゼンテーション・ウィンドウの左下にある「スライドショー」ボタンをクリックします。 スライドショーでは、必要に応じてマウスをクリックします。
なお、アニメーションを取り消すには、「アニメーションの設定」ウィンドウのバツ印ボタンをクリックします。
プレゼンテーションをOHPや書画カメラで行う場合、スライドが完成したら印刷をします。 印刷するには、メニューバーの「ファイル」をクリックし、「プリント」を選択します。 すると、「プリント」ウィンドウが開くので、「プリント」ボタンをクリックします。
プレゼンテーションを行う際に、聞く人にスライドの縮小版を手渡すのが親切です。 この場合は、「プリント」ウィンドウの「印刷対象」を「配布資料」にします。
OHPや書画カメラでプレゼンテーションを行う場合は、スライドを一枚一枚投影します。
パソコンでプレゼンテーションを行う場合は、パソコンを液晶プロジェクタや大型ディスプレーに接続し、PowerPointファイルを開きます。 そして、ウィンドウの左下にあるパネル印のスライドショーボタンをクリックすると、スライドが全画面表示になります。 後は、マウスをクリックすると、次のスライドが表示されます。 前のスライドに戻ったり、途中のスライドに移動したりする場合は、マウスを右クリックします。
以下は、プレゼンテーション資料を作成するときの注意点です。
スライドは、聞く人が即座に理解できるものでなければなりません。 だらだら書いたり、ぎっしり書いたのでは、聞く人はスライドに気を取られ、話を聞かなくなります。 また、1枚のスライドを説明するのに、普通は1分程度の時間がかかります。 何枚もスライドを用意すると、結局、時間オーバーになってしまいます。
プレゼンテーションを実行する際の注意点は次の通りです。
普通のプレゼンテーションは、何時何分から何時何分までと時間が決まっています。 時間オーバーは主催者のみならず、出席者の皆に迷惑をかけます。 また、スクリーンの方ばかり見ていると、聞いている人に背を向けて話すことになります。 聞いている人に話しかけるような態度をとってください。 だらだらした話は、「結局、何を言いたいの?」と思われてしまいます。 事前に十分に練習をするようにしてください。
PowerPointについて分からないことがあるときは、ヘルプを利用してください。 メニューバーの「ヘルプ」をクリックし、「PowerPointヘルプ」を選択します。
最終課題のプレゼンテーションは、以下のように行います。
発表時間を考えると、スライドは10枚前後になります。 例えば、「コンピュータのセキュリティ」の「コンピュータウィルス」を選択した場合、用意するスライドは次のようになります。
最終課題の成績評価については、以下の項目を採点します。