表計算 （ spreadsheet ） とは、表の形式でデータ入力やデータ処理を行うことです。 表計算の機能を持つソフトウェアを、表計算ソフトと呼びます。
表計算ソフトを利用すると、まず、データを表の形式でまとめられます。 データの位置を揃えたり、罫線を引いたりして、自由に表が作成できます。 そして、数式を入力すると、その数式が自動的に計算されます。 計算は、加減乗除だけではなく、広い範囲の集計も行えます。 さらに、集計データからグラフが作成できます。 グラフの種類を選択するだけで、棒グラフや折れ線グラフなどが描けます。
表計算ソフトには色々なものがありますが、現在はMicrosoft社の Excel が最も使われています。 なお、この授業ではMac用のExcelを利用しますが、使い方はWindows用のExcelとだいたい同じです。
なお、Excelは、バージョン2007以降、ファイル形式を変更しました。 新しいExcelのファイルと古いExcelのファイルは、ファイルの拡張子で区別します。 新しいExcelは.xlsxで、古いExcelは.xlsです。 東京女子大学のMacのExcel（バージョン2008）で作成したファイルを、古いExcelで開く可能性がある場合は、ファイルを保存するときに、「フォーマット」メニューを「Excelブック（.xlsx）」から「Excel 97-2004ブック（.xls）」に変更してください。
Excelで表を作成するときの手順は、おおむね次の通りです。
Excelを起動するには、DockのFinderアイコンをクリックし、サイドバーの「アプリケーション」をクリックし、「Microsoft Office 2008」→「Microsoft Excel」とダブルクリックします。
Excelを起動すると、新規ブックのウィンドウが一つ開きます。 ウィンドウを増やすには、メニューバーの「ファイル」をクリックし、「新規作成」を選択します。
Excelを起動すると、ブック・ウィンドウの上側にツールバーやエレメンツギャラリーなどが表示され、書式パレットなどのウィンドウも開きます。 ツールバーやエレメンツギャラリー、書式パレットでは、基本的な操作が行えます。 一般的な操作は、メニューバーから選択します。 この授業では、主にエレメンツギャラリーと書式パレットを利用します。 なお、書式パレットが表示されていない場合は、メニューバーの「表示」をクリックし、「書式パレット」を選択してください。
Excelの使用中に、操作ミスでデータが消滅してしまっても、慌てることはありません。 メニューバーの「編集」をクリックし、「元に戻す」を選択しますと、たいていは元に戻ります。
Excelを終了するには、メニューバーの「Excel」をクリックし、「Excelを終了」を選択します。
Excelのような複雑なアプリケーションは、時々、操作中に動かなくなることがあります。 こうなると、アプリケーションを強制終了させるしかないのですが、保存していないデータはたいていは消滅します。 表を作成するときは、最初にファイル名を決定し、作成中は小まめに保存するようにしてください。
新規ブックのファイル名を決定するには、メニューバーの「ファイル」をクリックし、「別名で保存」を選択します。 すると、ウィンドウが開くので、「名前」欄の右の三角ボタンを数回クリックして詳細表示にし、「フォーマット」欄を「Excelブック（.xlsx）」または「Excel 97-2004ブック（.xls）」にし、保存先のフォルダを選択し、「名前」欄にファイル名（〜.xlsxまたは〜.xls）を入力し、「保存」をクリックします。
ファイル名を決定した後にブックを保存するには、メニューバーの「ファイル」をクリックし、「保存」を選択します。
ウィンドウを閉じた後に保存したファイルを開くには、メニューバーの「ファイル」をクリックし、「開く」を選択します。 すると「開く」ウィンドウが開くので、開くファイルを選択し、「開く」をクリックします。 なお、Finderのウィンドウのファイルのアイコンをダブルクリックしても、ファイルは開けます。
Excelでは、データが入力できる一つ一つの長方形を セル （ cell ） と呼びます。 セルが横に並んでいる部分を 行 （ row ） と呼び、セルが縦に並んでいる部分を 列 （ column ） と呼びます。 セルが縦横に並んでいる領域を シート （ sheet ） と呼びます。 利用者は、シートの一部に表を作成します。 一枚のシートに複数の表を作ることも可能です。
Excelでは、一つのウィンドウに複数のシートがまとめられます。 このシートのまとまりを、 ブック （ book ） と呼びます。 ウィンドウの下側のタブをクリックすると、シートが切り替えられます。 ファイルへの保存は、ブック単位で行われます。
ここでは、例として、次のような架空の買い物リストを作成します。
| 品名 | 単価 | 数量 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 切手 | ￥80 | 60 | ￥4,800 |
| 官製はがき | ￥50 | 60 | ￥3,000 |
| 封筒（10枚入り） | ￥150 | 6 | ￥900 |
| 合計 | ￥8,700 | ||
セルにデータを入力するには、そのセルをダブルクリックします。 そして、カーソルが現れたら、データを入力します。 入力は、returnキーで確定し、escキーで取り消されます。 すでにデータが入力されているセルをダブルクリックすると、そのデータが編集できます。
なお、セルをダブルクリックする手間を省き、tabキーとreturnキーで能率よく入力する方法もあります。 また、セルの中で改行するには、optionキーとcontrolキーを押しながらreturnキーを押して離します。
上記の例のデータを入力すると、以下のようになります。
| 品名 | 単価 | 数量 | 金額 |
| 切手 | 80 | 60 | |
| 官製はがき | 50 | 60 | |
| 封筒（10枚入り） | 150 | 6 | |
| 合計 |
行や列をシートに挿入したり、行や列をシートから削除することもできます。 そのためには、まず、対象となる行や列を選択します。 行を選択するには、シートの左側の行番号をクリックします。 列を選択するには、シートの上側の列記号をクリックします。 行や列を挿入するには、行や列を選択してから、メニューバーの「挿入」をクリックし、「行」または「列」を選択します。 行や列を削除するには、行や列を選択してから、メニューバーの「編集」をクリックし、「削除」を選択します。
カット、コピー、ペーストについては、だいたい今まで通りです。 コピー元を指定するには、セルをクリックするか、行番号や列記号をクリックするか、セルの範囲をドラッグします。 コピーされた範囲は点線で囲まれますが、これはescキーで消えます。 ペーストはペースト先をクリックしてから行いますが、もし、セルの範囲をドラッグしてからペーストすると、データが繰り返しペーストされます。 なお、カットは移動の意味になり、データはすぐには消えません。 データを消すには、メニューバーの「編集」をクリックし、「消去」→「すべて」と選択します。
シートの上側の列記号A, B, C, ... と、シートの左側の行番号1, 2, 3, ... に注目してください。 これは、セルの位置を示しています。 つまり、左上のセルはA1という位置、その右のセルはB1という位置です。 このA1やB1のことを、セルの 参照 （ reference ） と呼びます。
数式 （ formula ） とは、セルの参照や数値を、プラスやマイナスで結合したり、関数を適用したりして得られる表現のことです。 ここで、足し算はプラス（+）、引き算はマイナス（-）ですが、掛け算はアスタリスク（*）, 割り算はスラッシュ（/）を使います。
Excelにはいろいろな関数が用意されています。 以下は、基本的な関数の適用例です。
セルに数式を入力すると、セルにはその計算結果が表示されます。 この計算結果は、そのセルを参照することによって、他のセルの数式の計算で利用できます。 表計算では、一つ一つのセルの数式を計算することによって、全体としてまとまったデータ処理を行うのです。
数式は、参照するデータが変更されると、自動的に再計算されます。 この機能は、表計算がテンプレートとして使えることを意味します。 例えば、テストの度に成績表を作成する教員を考えます。 この教員は、あらかじめ合計点や平均点を計算する数式をシートに入力しておき、テストの回数分コピーしておきます。 テストが終わったら、生徒の得点をシートに入力するだけで、自動的に合計点や平均点が計算され、成績表が完成するというわけです。
実際にセルに数式を入力するには、データと区別するために、イコール（=）を入力してから数式を入力します。
入力した数式を確認するには、数式バーを使います。 メニューバーの「表示」をクリックし、「数式バー」を選択してください。
上記の例では、セルD2に=B2*C2と入力します。 すると、セルB2とC2の積の4800という計算結果がセルD2に表示されます。 セルD2をクリックすると、数式バーには=B2*C2と表示されます。
| 品名 | 単価 | 数量 | 金額 |
| 切手 | 80 | 60 | 4800（数式は=B2*C2） |
| 官製はがき | 50 | 60 | |
| 封筒（10枚入り） | 150 | 6 | |
| 合計 |
数式のセルをコピーすると、計算結果ではなく、数式がコピーされます。 しかも、数式中のセルの参照は、コピー元での位置関係を保存するように変更されます。 このメカニズムをうまく利用することが、表計算のポイントになります。
上記の例では、セルD2をセルD3とD4にコピーします。 すると、セルD3の数式はB3*C3となり、セルD4の数式はB4*C4となります。 コピー元のセルD2の数式=B2*C2は、「二つ左と一つ左の積」という意味としてコピーされたのです。
| 品名 | 単価 | 数量 | 金額 |
| 切手 | 80 | 60 | 4800（数式は=B2*C2） |
| 官製はがき | 50 | 60 | 3000（数式は=B3*C3） |
| 封筒（10枚入り） | 150 | 6 | 900（数式は=B4*C4） |
| 合計 |
最後に合計を計算します。 セルD5に=D2+D3+D4と入力してもできますが、ここでは関数を利用して、=SUM(D2:D4)と入力します。
| 品名 | 単価 | 数量 | 金額 |
| 切手 | 80 | 60 | 4800（数式は=B2*C2） |
| 官製はがき | 50 | 60 | 3000（数式は=B3*C3） |
| 封筒（10枚入り） | 150 | 6 | 900（数式は=B4*C4） |
| 合計 | 8700（数式は=SUM(D2:D4)） |
データと数式の入力が終わったら、表の体裁を整えます。
データのフォントを変更するには、まず、セルをクリックするか、セルの範囲をドラッグします。 次に、書式パレットの「フォント」をクリックして詳細表示にします。 最後に、「名前」を変更します。
「名前」の代わりに「サイズ」を変更すると、文字の大きさが変わります。 また、「B」をクリックすると太字になり、「I」をクリックすると斜体になります。 「U」をクリックすると下線が引かれます。
データ80を表示するとき、80円の場合と80個の場合とでは、適切な表示の仕方は異なります。 データの表示の仕方を、表示形式と呼びます。
データの表示形式を変更するには、まず、セルをクリックするか、セルの範囲をドラッグします。 次に、書式パレットの「数値」をクリックして詳細表示にします。 最後に、「表示形式」を変更します。
上記の例では、円が付くデータの表示形式を「通貨」に変更します。
| 品名 | 単価 | 数量 | 金額 |
| 切手 | ￥80 | 60 | ￥4,800 |
| 官製はがき | ￥50 | 60 | ￥3,000 |
| 封筒（10枚入り） | ￥150 | 6 | ￥900 |
| 合計 | ￥8,700 |
セルの大きさを変更するには、シートの上側の列記号やシートの左側の行番号の境界線をドラッグします。
データをセルの中央に揃えるには、まず、セルをクリックするか、セルの範囲をドラッグします。 次に、書式パレットの「配置と間隔」をクリックして詳細表示にします。 最後に、「横位置」の中央揃えボタンをクリックします。
セルの範囲は、一つの（大きな）セルにまとめることができます。 これを、セルの結合と言います。
セルを結合するには、まず、セルの範囲をドラッグします。 次に、書式パレットの「配置と間隔」をクリックして詳細表示にします。 最後に、「セルの結合」のチェックを有効にします。
上記の例では、「合計」のセルを結合し、表の見出しを中央揃えにします。
| 品名 | 単価 | 数量 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 切手 | ￥80 | 60 | ￥4,800 |
| 官製はがき | ￥50 | 60 | ￥3,000 |
| 封筒（10枚入り） | ￥150 | 6 | ￥900 |
| 合計 | ￥8,700 | ||
画面上は、シートに薄く罫線が引かれていますが、この罫線は印刷されません。 表に罫線を引くには、まず、セルをクリックするか、セルの範囲をドラッグします。 次に、書式パレットの「罫線と網かけ」をクリックして詳細表示にします。 最後に、罫線のタイプを選択します。
シートが完成したら、必要に応じて、紙に印刷します。 メニューバーの「ファイル」をクリックし、「プリント」を選択します。 すると、「プリント」ウィンドウが開くので、「プリント」ボタンをクリックします。
Excelについて分からないことがあるときは、ヘルプを利用してください。 メニューバーの「ヘルプ」をクリックし、「Excelヘルプ」を選択します。
以下の表は、架空の会社の社員構成をまとめたものです。 このデータをExcelシートに入力してから、空欄に数式を入力して、合計を計算してください。
| 年齢 | 男性 | 女性 | 合計 |
|---|---|---|---|
| 10代 | 0 | 3 | |
| 20代 | 4 | 5 | |
| 30代 | 9 | 6 | |
| 40代 | 8 | 2 | |
| 50代 | 7 | 0 | |
| 60代 | 1 | 0 | |
| 合計 |
余力のある人は、背景色などを利用して、表を読みやすくしてください。
今日の演習10の答案（Excelファイル）をメールで提出してください。 差出人は学内のメール・アドレス（b08a001@cis.twcu.ac.jpなど）とし、宛先はkonishi@cis.twcu.ac.jpとします。 メールの本文には、学生番号、氏名、科目名、授業日（6月25日）を明記してください。